GESTIÓN DE PROCESOS Y DOCUMENTOS

La Gestión Documental, con gestores como Alfresco, tiene como objetivo alcanzar la eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos. Disminuyendo los costos de administración y almacenamiento y permitiendo que los procesos sean más eficientes.

Desde hace unos años se viene haciendo importante, si no imprescindible poseer los documentos relevantes de una empresa de forma digital. Muchas empresas conscientemente se están haciendo cargo de digitalizar sus documentos físicos para almacenarlos y de esta forma no perderlos y evitar su deterioro. El problema está en que no basta con tener un gran archivo con todos los documentos importantes, ese es el primer paso y está bien, sin embargo hacer solo eso no contribuye a la eficiencia en la gestión de la empresa. Para que esto ocurra se debe implementar un sistema donde puedan ser indexados los documentos para así realizar eficazmente búsquedas, por diferentes tópicos como: nombre, tipo de documento, fecha, y o cualquier otra información que se requiera.

A esto se le llama una correcta gestión de documentos, la cual trae consigo diversos beneficios como:

• Mayor productividad: Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos.
• Ahorro de Costos: Al no tener que almacenar físicamente los documentos (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar, etc.).
• Ahorro de  Tiempo: Haciendo ágiles las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes.
• Mejora en los procesos: Los documentos digitales ayudan a mejorar los tiempos de tramitación y gestión de todos los procesos en una organización.
• Movilidad: Permite acceder a los documentos desde cualquier dispositivo que se conecte a la red siempre y cuando se posean los permisos para ello.
• Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos

Por consiguiente, la creciente demanda por administrar toda la documentación de las diversas áreas de una organización en formato digital; y el posterior proceso de encontrar dicha información hacen de Alfresco una herramienta indispensable para cumplir sus objetivos. Alfresco es un Administrador de contenidos empresarial (ECM) que le permite gestionar y compartir sus documentos de manera eficiente y segura, adicionalmente provee capacidades para la implementación de flujos de trabajo sobre sus documentos. Entre sus características más destacadas están:

• Licenciamiento dual, versión de pago y versión de código abierto.
• Administración de documentos (DM)
• Colaboración de documentos interna y externa de forma segura.
• Administración de contenidos (WCM)
• Implementación flujos de trabajo.
• Plataforma de administración de contenidos de clase empresarial.

Para más información sobre Alfresco visite https://www.alfresco.com/es

Empiece con el cliente – descubra lo que quiere y déselo.