En sus comienzos la gestión documental era simplificada al acto de digitalizar documentos físicos, ahorrando grandes costos de papel y almacenaje. Hoy en día, cuando es más recurrente que los documentos nazcan de forma digital ya no es significativo pensar en los costos de almacenarlos, lo realmente importante está en cómo gestionarlos, cómo encontrar el documento correcto en el momento exacto en que lo necesitamos. Entonces, la pregunta clave es ¿Cómo almacenarlos? Por carpetas, por año, por área, por un número en el nombre del archivo? Esto sería simple si habláramos de unos cuantos documentos, pero cuando pasan a ser cientos, miles y millones, el dolor de cabeza de encontrar uno será terrible y más aún la ineficiencia al tener que tomar una decisión o dar un tipo de respuesta sin tener la información pertinente.
La gestión documental correcta, con gestores como Alfresco, permite con facilidad realizar búsquedas con diferentes tópicos, haciendo más simples los procesos en los que intervienen dichos documentos.
Los beneficios son múltiples y diversos pero para hacerlos más claros lo hemos sintetizado en cinco puntos clave:
1- Mayor productividad: Facilidad en la búsqueda de documentos. Permite estandarizar procesos definiendo flujos. Procesos más rápidos y eficientes que permiten dar respuestas más rápidas. Homologación de tareas realizadas por diferentes personas o departamentos.
2- Disminución de costos: Menores costos asociados a la generación y almacenaje de documentos físicos pero también al menor costo de gestionar los documentos, ya no se necesita personal dedicado a archivar y mantener documentos físicos.
3- Mayor seguridad: Mejora la seguridad de los documentos al no estar expuestos al deterioro del papel. También, con relación al acceso a la información, solo quienes esten autorizados para ver determinada información tendrán acceso a esos documentos. Se cumple con los estándares de seguridad del manejo de documentos.
4- Mejor servicio: El ahorro de tiempo en la gestión de documentos es inversamente proporcional al tiempo que se puede dedicar ahora a la atención al cliente, con respuestas más rápidas y oportunas contando con toda la información a la brevedad.
5- Eficiencia en la toma de decisiones: Cuando se accede a los documentos claves en el momento oportuno esto hace que las decisiones se tomen más rápido y a la vez que seas más efectivas. Se disminuyen los costos de la toma errónea de decisiones por falta de información pertinente.
En los últimos años cada vez más organizaciones han incorporado soluciones de Gestión Documental ECM, como resultado de la creciente necesidad de manejar la información correctamente y cumplir con el ciclo de vida de los documentos, sin perderlos, ni deteriorarlos. A demás, la posibilidad de acceder a los documentos desde cualquier lugar (si se tienen los permisos) y la integración con otras aplicaciones empresariales lo vuelven un requisito imperioso si lo que se espera son mejores resultados en la gestión.
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